Menurut survei terbaru selama webinar NetSuite, 70% responden menunjukkan bahwa melakukan penghitungan inventaris fisik adalah proses yang menyakitkan, dan 15% tidak melakukan sama sekali. Menyakitkan atau tidak, perhitungan fisik adalah kebutuhan untuk hampir semua perusahaan produk dan sangat penting untuk memastikan catatan inventaris dan laporan keuangan yang akurat.

Penghitungan inventaris fisik adalah proses bisnis dimana perusahaan menghitung seluruh inventarisnya, membandingkan hasilnya dengan catatan inventaris dan menyelidiki serta merekonsiliasi setiap perbedaan. Bahkan jika Anda memiliki sistem manajemen inventaris untuk melacak inventaris, aturan akuntansi keuangan atau peraturan pajak sering kali mewajibkan penghitungan fisik untuk memastikan inventaris dinilai secara akurat dan merupakan cara penting untuk memeriksa dan menyeimbangkan untuk memastikan catatan Anda akurat dan mutakhir.

Melakukan penghitungan inventaris fisik menguntungkan bisnis dengan melakukan lebih dari sekadar memastikan kepatuhan. Ini membantu meningkatkan profitabilitas dengan:

• Mengontrol penyusutan. Bentuk penyusutan yang paling umum adalah kehilangan, kerusakan, dan pencurian. Hitungan fisik persediaan mengidentifikasi perbedaan dalam catatan persediaan dan item di rak.
• Menjamin kepuasan pelanggan. Mengetahui apa yang Anda miliki dalam stok, dan di mana itu, sangat penting untuk memenuhi harapan pelanggan. Jika catatan inventaris tidak akurat, Anda mungkin tidak dapat memenuhi pesanan pelanggan atau mengambil risiko pelanggan pergi ke pesaing karena kehabisan stok, yang berarti lebih sedikit uang di saku Anda.
• Mendukung perencanaan berbasis data. Ke depan, jumlah inventaris fisik dapat membantu menginformasikan keputusan seputar pemasok, prakiraan, dan permintaan.
• Penghitungan fisik sering dilakukan pada akhir tahun fiskal untuk memastikan inventaris dicatat secara akurat di neraca. Bulan Januari pun membawa jumlah stok yang rendah dan lalu lintas yang lebih lambat setelah kesibukan liburan dan umumnya dapat mengurangi dampak pada operasi bisnis harian.

Meskipun melakukan penghitungan inventaris fisik mungkin bukan tugas favorit Anda, hal ini tidak perlu terlalu merepotkan. Berikut adalah enam tips untuk membantu Anda merencanakan penghitungan fisik yang sukses di tahun ini.

1. Waktu – pilih waktu di luar jam kerja normal, atau setidaknya waktu yang umumnya tidak sibuk. Hal ini akan memastikan Anda memiliki waktu yang diperlukan untuk melakukan penghitungan dan memperbaiki setiap perbedaan sebelum memulai proses bisnis normal lagi.
2. Beri tahu tim – karena Anda tidak akan dapat menerima atau memenuhi pesanan selama proses penghitungan fisik, beri tahu tim kapan penghitungan fisik akan dilakukan sedini mungkin sehingga mereka dapat merencanakannya dengan semestinya – memenuhi pesanan terlebih dahulu, memberi tahu pemasok dan memberi tahu pelanggan tentang potensi penundaan pemenuhan.
3. Merapikan — luangkan waktu untuk membersihkan dan mengatur gudang atau lokasi ritel. Memastikan inventaris berada di lokasi yang tepat akan membuat proses penghitungan lebih mudah dan memastikan semua inventaris dipertanggungjawabkan secara akurat.
4. Tata letak — membuat rencana terperinci tentang apa yang akan dihitung dan kapan serta di mana lokasinya di dalam gudang akan membuat proses penghitungan tidak terlalu semrawut. Menggunakan peta gudang Anda adalah tempat yang bagus untuk mulai mengidentifikasi jalur paling logis untuk diambil counter.
5. Bersikap spesifik – termasuk informasi rinci dalam rencana penghitungan tentang lokasi produk, idealnya ke zona, lorong, nomor rak dan tempat sampah, akan mempercepat proses penghitungan dan menghilangkan penghitung yang berkeliaran di gudang mencoba menemukan produk.
6. Berinvestasi dalam teknologi – perangkat seluler dengan pemindai memungkinkan penghitung memindai nampan dan item di dalamnya, menghasilkan penghitungan yang lebih akurat daripada merekamnya secara manual. Menggunakan pemindai juga memungkinkan pelacakan dengan lot dan nomor seri.

Jika Anda belum melakukannya, pertimbangkan untuk berinvestasi dalam inventory and warehouse management system. Sistem manajemen inventaris dan gudang membuat penghitungan fisik lebih cepat, lebih mudah, dan lebih jarang. Karena catatan inventaris lebih akurat untuk memulai, penghitungan fisik tidak terlalu menyakitkan karena terdapat lebih sedikit perbedaan yang harus diselesaikan. Selain itu, menerapkan penghitungan siklus reguler memastikan inventaris dihitung secara teratur sehingga perbedaan yang memang terjadi lebih mudah diselesaikan dan tidak terlalu berdampak. Dengan sistem ini di tempat, penghitungan fisik menjadi lebih dari “check and balances” versus hanya sarana untuk memperoleh informasi inventaris.

Selamat berhitung.