Perusahaan Anda mungkin saat ini berjalan dalam kondisi yang sangat baik, memiliki anggota tim yang berdedikasi, serta telah berkerjasama dengan  pelanggan yang hebat. Namun, jika fungsi invoicenya tidak bekerja dengan baik, maka terdapat kemungkinan Anda tidak akan berbisnis dalam waktu lama.

Invoice adalah dasar untuk perusahaan mana pun. Prosesnya membutuhkan akurasi dan ketepatan waktu. Apaila terdapat kesalahan, maka akan berdampat pada penundaan pembayaran atau bahkan tidak dibayarkannya atas produk atau layanan Anda. Hal ini tentu benar-benar memengaruhi arus kas Anda. Dan jika Anda tidak dibayar, Anda tidak dapat memberi kompensasi kepada karyawan atau menutupi biaya overhead.

Kesalahan dalam proses pembuatan invoice juga dapat menimbulkan kecurigaan pelanggan tentang praktik bisnis Anda. Kesalahan berulang akan meningkatkan potensi bahaya yang lebih tinggi dan membuat pelanggan untuk berpikir apakah mereka ingin berbisnis dengan Anda (atau tidak).

Kabar baiknya adalah ada beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mengurangi kesalahan invoice dan menanamkan tingkat kepercayaan yang tinggi dalam berbisnis dengan pelanggan Anda.

6 Permasalahan Invoice dan Solusi untuk Menanggulanginya

Invoice yang Hilang

Jika Invoice tidak sampai kepada penerima yang dituju, maka implikasinya adalah tidak akan ada proses pembayaran. Jika Anda menggunakan jangka waktu pembayaran dalam waktu 30 hari kalender dengan klien Anda dan Anda tidak menerima konfirmasi resi secara otomatis, maka terdapat potensi waktu yang terbuang dalam waktu sebulan atau bahkan lebih sebelum Anda menyadari bahwa invoice yang diberikan telah hilang. Hal ini secara signifikan dapat mempengaruhi arus kas, dan Anda terpaksa harus memulai ulang proses invoicing dari awal kembali.

Hindari masalah ini dengan menggunakan software. Tidak hanya fitur untuk mengirimkan secara otomatis kepada pihak yang tepat dari klien Anda, namun Anda juga dapat melakukan monitoring ketika invoice sudah dibuka dan dilihat oleh klien Anda. Pastikan Alamat email yang dituju tepat dengan akun klien dan Anada secara rutin dapat memeriksa status invoice. Oleh karena itu, penting untuk mencari sistem yang otomatis dapat di konfigurasi dalam memberi tahu Anda invoice yang telah dilihat selama jangka waktu tetentu.

Invoice yang Membingungkan

Walaupun bahasa yang digunakan pada Invoice Anda cukup jelas bagi Anda, penting untuk dapat dipastikan klien Anda dapat mengartikannya dengan maksud yang sama. Apabila tidak demikian, maka hal ini dapat menyebabkan kebingungan, terutama jika Anda menjual beberapa produk yang berbeda atau pelayanan yang sama kepada klien dimana Anda melakukan penagihan beberapa kali pada waktu yang berbeda-beda.

Hindari masalah ini dengan memberikan informasi yang jelas, dengan bahasa dan format baku, menggunakan PO (Purchase Order) yang asli, serta dokumentasi lain untuk menjelaskan deskripsi invoice Anda. Dengan membuat invoice Anda sesederhana mungkin untuk dipahami, proses persetujuan akan berjalan dengan lebih lancar karena akan memberikan pemahaman atas apa yang klien Anda bayarkan.

Data Yang Hilang

Jika Anda menginginkan invoice untuk dibayarkan tepat waktu dan tanpa tambahan intervensi manusia, maka diperlukan tingkat akurasi yang tinggi. Ketika data yang klien butuhkan perlu diproses menghilang, terdapat kemungkinan bahwa pembayaran Anda akan mengalami penundaan sampai akhirnya terdapat pihak yang menemukan permasalahannya.

Penggunana informasi yang spesifik terkait batas waktu pembayaran invoice merupakan contoh yang tepat. Hal ini akan membantu klien Anda dalam mengatur Jadwal Pembayaran mereka, tanpa harus menebak kapan sebenarnya batas waktu invoice tersebut.

Memiliki data yang konsisten dan diperbarui di seluruh system  Anda sangatlah penting. Oleh karena itu, sangat penting untuk memiliki ERP yang dapat mengaitkan beberapa informasi terkait. Pada akhirnya, pastikan proses dan data telah benar terkait invoice Anda secara menyeluruh sebelum klik “send”.

Error pada Invoice

Kesalahan mungkin saja dapat terjadi. Mungkin Anda terlewat untuk merinci produk atau services yang telah diberikan. Anda dapat meminimalkan atau menghilangkan eror tersebut dengan menggunakan Platform Financial otomatis yang memiliki kapabilitas untuk melakukan kalkulasi untuk Anda, memberitahu Anda Ketika terdapat informasi yang belum terisi, dan kebutuhan spesifik klien lainnya, seperti keperluan nomor PO. Jika Anda mengelolanya secara manual, pastikan untuk memeriksa ulang seluruh perhitungannya dan pastikan seluruh informasi telah sesuai.

Kesalahan Invoicing Secara Berulang

Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, pencantuman informasi harga yang tidak sesuai, informasi tanggal jatuh tempo yang terlewat dan lainnya dapat berujung pada pembayaran yang tertunda. Ketika kesalahn ini terjadi berkali-kali, maka hal tersebut dapat menimbulkan ketidakpercayaan diantara klien Anda. Ketika penanggungjawab keuangan Anda harus meluangkan waktu untuk mencari permasalahannya, Anda sama dengan membuang waktu klien Anda. Bahkan ketika erornya tidak disengaja, Anda dapat membahayakan hubungan dengan klien Anda.

Untuk mencegah kesalahan yang berulang, Anda perlu mengetahui akar permasalahannya. Perbaikan satu kali dapat membuang waktu semua pihak. Jika invoice Anda dibuat secara manual rentan akan permasalahan perhitungan, maka lakukan pengecekan berulang sebelum dikirim.

Informasi Kontak yang Salah atau Hilang

Kebanyakan perusahaan memiliki email spesifik untuk karyawan dalam menerima invoice. Perusahaan yang lebih besar mungkin memiliki beberapa orang untuk menjalankan tugas ini diseluruh divisi Perusahaan. Jika Invoicenya tidak sampai ke pihak yang tepat, terdapat kemungkinan akan masuk dalam tumpukan surat yang hilang dan invoice tidak akan pernah dibayarkan. 

Selesaikan permasalahan secara proaktif dengan mengkonfirmasi ulang penerima invoice yang tepat. Lakukan peninjauan ulang dan pembaharuan kontak secara rutin dan terjadwal, seperti setiap 6-12 bulan.