Jika Anda sedang memutuskan untuk memulai perjalanan untuk Implementasi sebuah Solusi ERP baru, Anda sedang beruntung untuk dapat membaca insight ini. Panduan Roadmap ini akan membantu Anda, sehingga mendorong implementasi Anda dapat berjalan dengan tepat waktu dan tetap anggaran.

Mempersiapkan keberhasilan implementasi ERP yang tertunda adalah langkah pertama yang penting Anda lakukan untuk meraih keberhasilan selama keseluruhan proses. Perlu diketahui, terdapat banyak Implementasi ERP yang “kurang sempurna”, namun perencanaan yang matang dan pemahaman terhadap langkah-langkah implementasi secara signifikan akan meningkatkan kemungkinan keberhasilan implementasi.

Dalam mengimplementasikan sebuah ERP Solution, terdapat beberapa stakeholders yang bekerja sama untuk mencapai tujuan keberhasilan implementasi. Kolaborasi dengan stakeholders dalam setiap tahap fase implementasi dengan lingkup pekerjaan dan checklist yang harus dipenuhi merupakan fondasi yang penting. Berikut adalah checklist yang dapat membantu Anda untuk meningkatkan keberhasilan implementasi ERP.

Apa saja Langkah-langkah dalam Implementasi ERP?

Setiap implementasi ERP pada hakikatnya memiliki perjalanan yang unik dan tidak sama, namun mayoritas organisasi mengikuti sebuah strategi dan fase yang umu digunakan. Setiap fase seharusnya mempunyai kumpulan langkah-langkah tersendiri yang perlu diikuti untuk tetap dapat memantau tingkat keberhasilan yang baik.

Langkah-langkah dalam implementasi ERP dapat dikelompokkan menjadi beberapa segment yaitu engage, drive, enable dan convert. Memang, tahapan dan tantangan untuk rencana Implementasi kamu dan Checklistnya akan beragam tergantung dari platform ERP yang kamu pilih, tetapi ada baiknya untuk memikirkan langkah-langkah tersebut.

Engage

Terlibat dan mengenal lebih jauh dengan seluruh tim dan stakeholder yang terlibat adalah langkah pertama dalam strategi implementasi. Pada tahap, ini Tim Proyek ERP Project Manager, Key User dan Manajemen akan terbentuk, Kick-Off, budget proyek, timeline dan rencana perubahan manajemen difinalkan.

Drive

Tahap ini terdiri dari rencana-rencana yang dapat ditindaklanjuti untuk konsep masa depan dari ERP Solution yang akan dibangun. Kustomisasi sangat mungkin diperlukan dan dikembangkan (70% responden menyatakan bahwa perlu dilakukannya beberapa kustomisasi dan integrasi tertentu). Tahap ini merupakan waktu untuk merencanakan penyediaan aplikasi cloud-based atau lisensi dan pengembangan rencana pelatihan.

Enable

Tahap ini akan lebih di donimasi oleh aktivitas teknis implementasi, mulai dari user requirement, persiapan Go-Live, hingga proses migrasi data. Garis besarnya adalah menempatkan rencana yang sudah dikembangkan di tahap “Drive” sebelumnya menjadi sebuah aksi : Instalation, Training, dan Solution Testing.

Convert

Tahap akhir dalam Implementasi ERP adalah proses finalisasi dan serah terima. Pengecekan hasil data migration, Go-Live dimana penginputan real data dilakukan oleh user dan pemindahan kepemilikan dari sistem ke user/klien.

Ceklist Implementasi ERP

 

Berapa durasi waktu yang dibutuhkan untuk implementasi ERP?

Penerapan ERP adalah proyek besar yang membutuhkan waktu dan sumber daya untuk memastikan ERP baru menghasilkan kesuksesan. Variabel durasi sangat bergantung pada kompleksitas solusi yang akan dibangun. Tidak ada jangka waktu yang baku, karena sistem ERP bukanlah satu ukuran  yang dapat diperlakukan untuk semua.

Dalam sebuah survei tentang implementasi ERP, perusahaan menengah dengan pendapatan $100 juta hingga $250 juta, implementasi tercepat adalah 6,6 bulan. Perusahaan yang sangat besar, dengan pendapatan lebih dari $25 miliar, membutuhkan waktu paling lama dalam 12,4 bulan. Anda dapat meningkatkan perubahan dalam implementasi yang lebih lancar dengan berfokus pada elemen organisasi internal seperti dukungan dari manajemen, program manajemen perubahan yang baik. Perlu dperhatikan bahwa perluasan lingkup pekerjaan proyek adalah penyebab utama dalam tambahan durasi implementasi ERP.

Faktor lainnya adalah apakah Anda berencana untuk menerapkan solusi ERP on-premise atau solusi berbasis cloud. Penerapan on-premise cenderung memakan waktu lebih lama, karena Anda perlu mendapatkan ruang dan perangkat keras yang tepat untuk infrastruktur IT dan membentuk tim untuk mengelolanya. Untuk solusi ERP berbasis cloud, implementor meng-hosting seluruh perangkat keras dan perusahaan Anda dapat segera mulai proses instalasi dan migrasi data ke solusi baru.